Madde 1: Bu yönergenin amacı Üniversite Toplum Derneği Kurumsal İlişkiler Birimi görev ve sorumluluklarının esaslarını düzenlemektir.

Dayanak

Madde 2: Bu yönerge ÜNİVERSİTE TOPLUM DERNEĞİ Yönetim Kurulu’nun Genel Yazman’a verdiği yetkiye dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 3: Bu yönergede ve tüm yönergelerde yer alan tanımlardan;

a) Dernek: Üniversite Toplum Derneği’ni,
b) Birim Sorumlusu: Üniversite Toplum Derneği Kurumsal İlişkiler Birim Sorumlusu’nu,
c) Birim Danışmanı: Üniversite Toplum Derneği Kurumsal İlişkiler Birim Danışmanı’nı,
ç) Birim Üyesi: Üniversite Toplum Derneği’ne üye olan ve kurumsal ilişkiler biriminde aktif olarak çalışan kimseyi ifade eder.
d) YK: Üniversite Toplum Derneği Yönetim Kurulu’nu
e) GYK: Üniversite Toplum Derneği Genişletilmiş Yönetim Kurulu’nu tanımlar.

Kurumsal İlişkiler Birimi Görev ve Yetkileri

Madde 4: Kurumsal İlişkiler Birimi;

a) Derneğin kurumsal kimliğini oluşturmak,
b) Derneğin kurumsal iletişim planı ve stratejisini oluşturmak,
c) Derneğin kurumsal iletişim faaliyetlerini yürütmek,
ç) Derneğin kurumsal yapısı, vizyon, misyon ve temel değerleri, stratejik planı, proje ve faaliyetleri ile ilgili kurumsal tanıtımını yapmak,
d) Ulusal ve Uluslararası dernekler, vakıflar, üniversiteler, yerel yönetimler ile iletişim kurmak,
e) Derneğe kurumsal olarak üye alınmasını sağlamak,
f) Derneğin hangi kurumlara üye olabileceğini belirlemek,
g) Derneğin temsilciliğinin kurulması için görüşmelerde bulunmak,
h) Derneğin yürütülen veya yürütülmesi planlanan projeleri için ilgili kurumlarla iletişime geçerek gerekli sponsorluk görüşmeleri, basın ile tanıtım görüşmeleri düzenlemek,
i) İletişim ve tanıtım faaliyetlerinde kullanılmak üzere hedef kitleler üzerinde çeşitli araştırmalar yapmak/yaptırmak,
ı) Derneğin tanıtım materyallerini hazırlamak/hazırlatmak ve dağıtımını sağlamak,
j) Hazırlanmış tanıtım materyalleri ile ilgili hedef kitlelere tanıtım yapmak ya da yaptırılmasını sağlamak,
k) Derneğin medyada tanınır olması için çalışmalar gerçekleştirmek,
l) Yerel, Ulusal ve Uluslararası medya kuruluşlarıyla iletişim kurmak ve basın çalışmaları yürütmek,
m) Sosyal medya çalışmalarını organize etmek, hazırlamak, yürütmek ve sonuçlandırmak,
n) Dernek birimlerinin ürettiği dokümanların iletişim stratejileri ve kurumsal kimliğe uygun olarak görsel tasarımlarını yapmak veya yaptırmak ve basılmasını sağlamak, derneğin basın ve internet bültenleri ve süreli yayınların içeriğinin hazırlanmasını sağlamak, görsel tasarımını oluşturmak, basımını yaptırmak ve dağıtımını sağlamak ile sorumludur.
Madde 5: Kurumsal İlişkiler Birim Sorumlusu;
a) Dernek ile kurumlar bazında yapılacak tüm görüşmelerde olmak,
b) Kendisinin bulunamadığı görüşmelerde Birim Danışmanı’nı ile YK üyelerinden birinin görev almasını sağlamak,
c) İletişimde bulunulan kurum ve kuruluşların iletişim bilgilerini saklamak ve güncellemek,
d) Düzenli olarak basın görüşmeleri ayarlamak ve kurumlarla iletişimde bulunmak,
e) Yapılacak tüm görüşmeleri YK kararı ile başlatmak,
f) Yapılan görüşmeleri – Bilgi Belge Yönetimi Birimi Yönergesi’nin 21. Maddesi ilkelerine uygun şekilde – raporlayarak YK’ya sunmak ile sorumludur.

Madde 6: Kurumsal İlişkiler Birim Danışmanı;
a) Birim sorumlusu ve danışmanı kurumsal ilişkiler biriminin tüm kararlarını birlikte alır ve uygular,
b) Birim Danışmanı, yapılan tüm görüşmeleri – Bilgi Belge Yönetimi Birimi Yönergesi’nin 21. Maddesi ilkelerine uygun şekilde – raporlayarak GYK’ya sunar,
c) Kurumlarla olan iletişimin sağlanması, gerekli görüşmelerin sağlanmasından birincil derecede sorumludur.
ç) Birim sorumlusunun görüşmelerde bulunamaması durumunda, YK üyelerinden en az biri ile görüşmelerde bulunmalıdır.
d) Kendisinin bulunamadığı tüm görüşmelerin takibini yapmak ve GYK’ya raporları sunmak ile sorumludur.

Yürürlük

Madde 7: Bu yönerge internet sitesinde yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 8: Bu yönerge hükümlerini Üniversite Toplum Derneği Kurumsal İlişkiler Birimi yürütür.